Data Processing Agreement (DPA)

Documento vinculante entre FX AI CONSULTING LLC (EIN 61-2347164, Wyoming, USA), operadora de InmoFlow AI, y el Corredor usuario, respecto del tratamiento de datos personales de Leads bajo la Ley 81 de 2019 de Panamá y su reglamento (DE 285/2021).

Preámbulo

• El Responsable del tratamiento: tú, el Corredor usuario de InmoFlow.
• El Encargado: FX AI CONSULTING LLC (InmoFlow AI) y sus sub-encargados.

Este Acuerdo regula el tratamiento de datos personales de los Leads del Responsable a cargo del Encargado para la prestación del Servicio descrito en los Términos de Uso.

1. Objeto y roles

• El Responsable del tratamiento determina las finalidades y medios del tratamiento.
• El Encargado trata los datos por cuenta del Responsable, siguiendo sus instrucciones documentadas.

El Responsable reconoce que, como corredor licenciado, también está sujeto a obligaciones de confidencialidad bajo Ley 6 de 1999 y al Código de Ética de ACOBIR.

2. Duración

• Vigente mientras el Responsable mantenga cuenta activa en InmoFlow.
• Sobrevive a la cancelación en lo relativo a devolución/eliminación de datos y confidencialidad.

3. Objeto del tratamiento

Tipo de datos: contacto del Lead, contenido de conversaciones WhatsApp, datos de calificación extraídos (presupuesto, zona, tipo de propiedad, preferencias, idioma, perfil), timestamps, actividad de IA, visitas, scoring.

Titulares: prospectos y clientes del Responsable.

Finalidad: ejecución del contrato; prestación del servicio; analytics agregados y anonimizados.

4. Obligaciones del Encargado

1. Tratar los datos exclusivamente conforme a las instrucciones del Responsable.
2. Garantizar la confidencialidad de su personal autorizado.
3. Implementar medidas técnicas y organizativas apropiadas (Ley 81 art. 4, DE 285/2021 arts. 16-22): TLS 1.3, AES-256-GCM para credenciales sensibles, RLS multi-tenant, política de contraseñas fuerte, rotación periódica, logs de auditoría.
4. No subcontratar sub-encargados sin autorización previa (sección 5).
5. Asistir al Responsable con los derechos del titular, notificación de brechas y registro de actividades de tratamiento.
6. Notificar brechas sin demora indebida y, como política interna, dentro de 72 horas cuando sea materialmente posible. El Encargado notificará directamente a ANTAI cuando la Ley 81 lo exija.
7. A la terminación, devolver o eliminar los datos según elección del Responsable, con confirmación escrita.
8. Poner a disposición del Responsable toda la información necesaria para demostrar cumplimiento.

5. Sub-encargados

InmoFlow notificará al Responsable con al menos 30 días de antelación antes de añadir o cambiar sub-encargados.

Mecanismo de oposición: el Responsable puede oponerse por motivos razonables dentro de los 30 días desde el aviso. El silencio se interpreta como aceptación. Si no hay acuerdo, el Responsable puede terminar el contrato sin penalización.

6. Transferencias internacionales

• Titulares en Panamá (Ley 81 arts. 39-41): DPAs contractuales con cada sub-encargado, con protección equivalente a la exigida por la Ley 81; aprovechando adecuación GDPR cuando el sub-encargado opere bajo régimen UE.
• Flujos hacia o desde la Unión Europea / Espacio Económico Europeo: FX AI CONSULTING LLC incorpora las Cláusulas Contractuales Tipo (Standard Contractual Clauses, SCCs) aprobadas por la Comisión Europea (Decisión 2021/914) en los contratos con cada sub-encargado ubicado fuera del EEE.
• Evaluación periódica de idoneidad del país de destino.

7. Derechos de los titulares

El Encargado asiste al Responsable en la atención de los derechos bajo Ley 81 (arts. 16-24):

• Acceso / confirmación: exportación del perfil del Lead en 10 días hábiles máximo.
• Rectificación: correcciones directas desde el dashboard.
• Cancelación / eliminación / anonimización:botón "Eliminar lead" que dispara borrado completo. InmoFlow ofrece al Responsable un mecanismo automatizado en /dashboard/leads para procesar solicitudes de eliminación o anonimización de Leads. La acción ejecuta borrado completo (incluyendo conversaciones, scoring y eventos de funnel asociados al Lead) dentro de 24 horas. Confirmación enviada al Responsable por email; el Responsable es quien comunica al titular conforme a la sección 3 de la Política de Privacidad.
• Oposición / revocación del consentimiento: marcar Lead como opt_out para bloquear procesamiento futuro.
• Portabilidad: exportación CSV como mínimo; JSON bajo solicitud con 7 días de aviso.
• Información sobre uso compartido: lista actualizada de sub-encargados en la sección 5.

8. Auditoría

• El Responsable puede auditar el cumplimiento una vez por año con aviso de 30 días.
• El Encargado facilitará documentación en lugar de auditoría presencial cuando sea razonable.
• Costos a cargo del Responsable, salvo hallazgo material de incumplimiento.

Excepción por requerimiento regulatorio: ante requerimiento motivado de autoridad competente (ANTAI, ACODECO, Junta Técnica de Bienes Raíces), el Encargado responderá dentro de 15 días.

9. Terminación

1. Encargado cesa tratamiento activo.
2. Responsable tiene 30 días para exportar todos los datos (CSV como mínimo, JSON bajo solicitud).
3. Pasados los 30 días, el Encargado elimina todos los datos (incluidos backups) dentro de 60 días desde el fin del período de exportación.
4. Confirmación escrita de eliminación al Responsable.

10. Responsabilidad

• Cada parte responde por su propia negligencia o incumplimiento.
• Responsabilidad máxima del Encargado hacia el Responsable limitada según la sección 13 de los Términos de Uso.

11. Ley aplicable

Ley de la República de Panamá. Jurisdicción conforme a la cláusula 16 de los Términos de Uso.

12. Aceptación

La creación de cuenta en InmoFlow y la aceptación de los Términos de Uso constituyen aceptación de este DPA. En el proceso de registro, el Usuario declara expresamente haber leído y aceptado este DPA mediante casilla específica y sellada con timestamp.

Una versión firmable está disponible por email a soporte@inmoflow.ai bajo solicitud.